Eliminação da "Mind Boss" e o poder da "não delegação"

Caso alguma vez já tenha colaborado em algum projeto em equipa ou empresa deve entender o poder da delegação. Ou, se já leu diversos artigos sobre produtividade, gestão de projetos, startups, nessa categoria, notou o quão a delegação é importante.

Diversos artigos na internet como Delegação e outros segredos do sucesso pelo exemplo de Steve Jobs e Elon Musk ou COMO DELEGAR AS TAREFAS CERTAS PARA AS PESSOAS CERTAS: HABILIDADES DE GESTÃO EFICAZ PARA O SUCESSO NA LIDERANÇA, livros de gestão e liderança endeusam muito esse aspecto.

Neste artigo eu irei seguir o sentido contrário, ao focar em equipas menores com menos de 10 pessoas por exemplo, onde delegação pode significar mais atrito do que propriamente vantagem.

Leva tempo!

Delegação pode ser burocrática uma vez que é centrada em alguém para delegar e alguém para ser delegado. Mais variáveis começam a entrar na equação, como iteração, feedback prematuro, medir os resultados, desempenho, tempo da tarefa “deadline”… e quando se torna cada vez mais iterativo esse fluxo também pode tornar-se mais lento. Não importa o quão bem você faça, a pessoa que recebeu a tarefa delegada ficará dependente a mostrar o resultado, a se reportar a você, a aguardar avaliação, a não avançar para outra tarefa enquanto não receber o feedback da anterior, e no pior caso “com o sentimento de trabalho feito mais nada para hoje” até a próxima avaliação ou tarefa a ser delegada.

Em empresas grandes ou instituições estatais este fluxo de trabalho é usado de forma mais aprofundada com bastante frequência e também muito mal interpretado. E nem adianta divagar sobre, você já deve ter entendido onde pretendo chegar com essa analogia, “a forma que estas pessoas trabalham” ou “como seu trabalho é determinado”. Sendo assim, resumo no seguinte, é muito dificil um colaborador possuir o sentimento de “owner” internamente e colaborar de forma a usar o seu conhecimento e engrandecer a empresa. Ou seja, preocupar-se com os resultados da empresa. Não é atoa que empresas super inovadoras lutam em manter suas equipas pequenas e mais ágeis. “Funcionando internamente como uma startup”, valorizando intraempreendedorismo ou até mesmo outros benefícios de emprego.

O senso de urgência

Equipas pequenas devem eliminar a mentalidade “mind boss” pois devem possuir senso de urgência. Ou seja, precisam se mover rápido e precisam de colaboradores que possam independentemente colocar suas habilidades e conhecimentos em ação sem muita dependência. Eliminando assim a burocracia no ciclo de iteração interno. Os colaboradores devem ser “específicos em sua área ou generalistas?”, não importa. Em princípio eles devem ser melhor que o fundador apenas nas áreas que se propõem colaborar. O fundador precisa entender que ele não necessita delegar sempre, mas sim, de pessoas para aprender e construir algo em conjunto. É importante saber a diferença disso e não delegar em excesso. Passar a independência para aquela área do colaborador e fornecer as ferramentas necessárias para que se inicie um fluxo do início ao fim sem muita dependência entre membros da equipa ou até mesmo a criação de um estilo pirâmide é o primeiro passo para uma equipa ágil.

Steve Jobs sabia disso…

Não faz sentido contratar pessoas inteligentes e dizer a elas o que elas devem fazer; nós contratamos pessoas inteligentes para que elas possam nos dizer o que fazer. Steve Jobs

Quando sua equipa cresce com pessoas que não possuem a rotina necessária ou o conhecimento geral das ferramentas usadas, ou de forma “cultural” aversas ao trabalho interno, é importante ter paciência, pois em princípio estas tarefas poderão levar mais tempo. Ou a pessoa não poderá ser totalmente produtiva. Mas ainda assim, é importante escolher as pessoas certas para o trabalho certo. Se você possui o capital inicial e está 100% por dentro da empresa que constrói e a possibilidade de contratar pessoas, “vá em frente”, obviamente esse passo poderá ser menos doloroso uma vez que você paga às pessoas para então poderem fazer o trabalho desejado.

Mas em startups pequenas em estágio inicial muitas das vezes temos diversas dificuldades. Seu capital é focado 100% para o produto e os custos para poder manter o mesmo nos primeiros meses/anos. Sua equipa é enxuta e formada por poucas pessoas. Muita rotatividade inicial. Pessoas entrando e saindo. O core se mantendo! Algumas pessoas que se assemlham ao seu perfil acabam entrando para o core também. E por aí em diante! É importante entender que isso acontecerá e que você deverá mais do que contratar pessoas ou conseguir pessoas para a sua equipa, ter que alinhar a qualidade e o talento, mas no último caso “sem capital” ambos serão quase sempre sacrificados. Então o ideal é pelo menos manter atrativo para pessoas que queiram crescer juntos à longo termo.

As vezes você não precisa de números para fazer um trabalho de qualidade. Stripe foi fundada por 2 irmãos, os empreendedores irlandeses John e Patrick Collison em 2010, Instagram funcionou com uma equipa de apenas seis desenvolvedores até antes da sua aquisição. Mantenha um princípio que pode ser útil sempre. “Do the simple first”. Você pode comprovar em como fazer as coisas simples primeiro funcionou tão bem para o Instagram.

Como me encaixo

Se você tiver condições eu diria aqui alguns aspectos chaves que acredito serem ideais ao montar uma equipa no nosso cenário local.

Ser sempre específico. Hoje em dia as pessoas perdem o foco muito facilmente. Ao delegar tarefas super pequenas você corta a necessidade do colaborador ter de pensar em como subdividir essa tarefa e ter diversos ciclos de lançamentos e avaliações.

Fornecer treinamento é com certeza indispensável. O problema é as pessoas confundirem delegar com passar uma tarefa e pronto. Não é bem assim. Tenha certeza de que os colaboradores possuem as ferramentas e recursos necessários para avançar sem bloqueios. Eu adoro pensar isso na ideia de vamos fazer isso juntos. Nós usamos ferramentas como o Standuply para realizar reuniões de stand-up assíncronas por meio de texto, voz, vídeo e desempenho da equipa. Ele também faz perguntas básicas todas às manhãs. IFTTT é uma opção boa se você estiver no plano gratuito do Slack e com limite de integrações.

“Bom dia Time :slightly_smiling_face::coffee: O que temos para hoje? Qual a meta para a semana? O que podemos aguardar antigir na Sexta? Algum bloqueio?”

Início do dia de trabalho automatizado na Kamba

Olha como de forma simples resulta muito bem para nós na Kamba.

Ainda assim existe o problema do senso de urgência, responsabilidade e da forma do como seus colaboradores encaram cada tarefa e assimilam cada ferramenta, cada rotina de trabalho, cada resultado… Ainda assim, é muito difícil transmitir o hábito de equipas distribuidas e importância das ferramentas à 100% se seus colaboradores não possuirem propriedade sobre o projeto.

Quase sempre você se verá forçado a criar diversas táticas e tentar disseminar o seu uso. Mas não deveria ser assim. Imagine que você é um jogador de futebol e fosse sempre jogar sem chuteiras, garrafa de água, caneleiras, etc, e seus colegas de equipa tivessem que lembrar você o tempo todo sobre a importância de se hidratar, das condições da relva sempre que houvesse um jogo?

Acabaria sendo cansativo, certo? Entenda apenas que você precisa solucionar estes problemas da melhor forma possível, e nada melhor do que você dando exemplos. Se não resultar, então você deve procurar tomar uma decisão urgentemente. Porque pequenos hábitos tóxicos poderão se extender para o restante da sua equipa.

Post de Sam Altman no Twitter

Se você perceber algo abaixo dos padrões na sua empresa e não consertar ou garantir que alguém o faça, você definiu um novo padrão.

Reclamar sobre isso não conta como consertá-lo.

Se alguém ficar chateado / disser para você ficar na sua rota, eles definiram um novo padrão ainda pior. Sam Altman no Twitter

A eliminação da “Mind Boss”

A eliminação da “mind boss” é remover exatamente a necessidade de seus colaboradores avançarem apenas quando lhes é delegado uma tarefa. É fazê-los acreditar que eles são bem melhores do que você e que são donos do produto. Que seu comportamento, sua produtividade, defeitos ou habilidades, tudo isso cria ou remove bloqueios em relação a outros colaboradores. É o programador ser 100% “owner” de uma task em um ciclo iterativo até ao fim. O fundador poder focar em outras tarefas que tragam valor à rede e mais sobre gestão, principalmente se for de background tecnólogica, conseguir poder se desligar um pouco e focar mais no business. E assim vai para toda distribuição da equipa. Não é porque você é o fundador porque iniciou algo que os outros não estejam fundando sua iniciativa juntos.

Então quando delegar e quando não delegar? Ao invés de criarmos uma lista, eu vou deixar isso para você poder pesquisar, como disse anteriormente, o que há é mais artigos de negócios, gestão ou startups prezando o poder da delegação. Ao invés disso, eu falarei da vantagem da não delegação excessiva.

Quando apropriado, não delegar significa confiança de que determinado colaborador poderá efetivamente avaliar e finalizar com sucesso determinada tarefa. Remove o efeito pirâmide para algo mais distribuido e descentralizado. Não seria ótimo se seu programador conseguisse dar suporte técnico e ter corrigido diversos erros para diversos usuários sem mesmo você notar? Ou de que o suporte ao usuário final resolveu questões sem nunca ter chegado em seu poder de decisão? E enquanto isso você foca no crescimento e estratégias para atingir seus números?

É importante cada colaborador possuir a capacidade de liderar tarefas, sobretudo em equipas pequenas, a vantagem é que suas habilidades sejam mais usadas para desenvolver ainda mais as estratégias e, talvez, apresentar outras novas ideias. A startup com menos de 10 pessoas não deve ser centralizada nos ideiais de uma única pessoa. A colaboração constrói o sucessso de equipas pequenas e a agilidade de cada membro ao fazer o seu trabalho de forma independente, e posteriormente passar para um ciclo de avaliação torna as entregas mais efetivas e rápidas e por sinal cada colaborador consegue fazer melhor uso do seu tempo.

Considerações finais

A “não delegação” curiosamente significa delegar com todas estas vantagens, pois só se torna possível delegar a 100% e se desenvolver para atingir seu pleno potencial na organização ao envolver significativamente os colaboradores de forma transparente no projeto, ajuda-os a desenvolver as suas habilidades. Aumenta então assim para sua equipa um alto grau de confiança de que as tarefas serão bem executadas, com muito menos envolvimento de sua parte.

Crie um ambiente de trabalho onde o feedback de todos colaboradores são valorizados. Eu falei sobre isso antes como sendo importante para o seu sucesso geral do trabalho em equipa. Mas, também é crucial para a moral da equipa e fazer com que todos se sintam necessários e ouvidos.

É importante também tomar decisões quando estes esforços todos não são valorizados, de forma a manter o “core” e cultura da sua equipa intacta, às vezes é necessário manter o tamanho da equipa pequeno e de forma mais ideal entender que quantidade não singifica produtividade. Você poderá ir aprendendo tudo isso quanto mais iterar e lidar com as pessoas que entram e se mantém em sua equipa. Quando você possuir o capital necessário para contratar, já terá aprendido o bastante. Não deixe que as coisas se estendam, tome sempre decisões assim que necessário.

Eu estou aprendendo com todos estes erros também…

Então Boss, esteja livre em comentar ou contactar-me via twitter. Se quiser continuar essa discussão pode deixar um comentário ou simplesmente me envie um Olá, é sempre ótimo conhecer pessoas. Esteja descansado, sem essa ideia de “Boss mind”.

Fundador na @usekamba e Dev iOS na Confidencial. Anteriormente, @pitaco.

E-mail. hi@amarildolucas.com

Twitter. @amarildulucas